fbpx

1. Rekisterinpitäjä

Secto Automotive Oy

Näsintie 27
06100 Porvoo
020 7924300

FI2113572-1

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Ari Hietamäki
puh. +358 (0) 20 792 4300

3. Rekisterin nimi

Secto Automotive asiakas ja käyttäjärekisteri

Rekisteröityjä ovat Secto Automotive Oy:n palveluiden asiakkaat ja asiakasyritysten yhteyshenkilöt, potentiaaliset asiakkaat, potentiaalisten asiakasyritysten yhteyshenkilöt sekä Secton hallinnoimien ajoneuvojen käyttäjät.

4. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin piiriin kuuluvia tietoja käytetään rekisterinpitäjän asiakkaalle tuotettavien palveluiden sekä liiketoiminnan toteuttamista, ylläpitoa sekä kehittämistä varten. Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, tarjonnan kohdentamiseen, asiakkaan kanssa sovittujen palveluiden tuottamiseen ja tarjoamiseen sekä tiedon analysointiin. Tiedon käsittelyyn sisältyy asiakastuen käsittelyyn, käytönaikaiseen tukeen, rahoitustietoihin, laskutukseen sekä tilaustenkäsittelyyn jne. liittyviä tietoja sekä näihin liitettyjä erilaisia lisäarvopalveluita.

Rekisterin tietoja käytetään myös asiakasviestinnässä, mukaan lukien mahdollinen suoramarkkinointi, joka asiakkaalla on oikeus kieltää.

Rekisterin tietoja käytetään lisäksi Secto Automotive Oy:n lakisääteisten velvollisuuksien sekä viranomaismääräyksiin ja viranomaisten ohjeisiin perustuvien velvollisuuksien hoitamiseen.

5. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää automaattista päätöksentekoa. Automaattisesta päätöksenteosta on kyse silloin, kun päätös tehdään pelkästään automaattisesti siten, ettei ihminen osallistu yksittäisen päätöksen tekemiseen, ja kun tällaisella päätöksellä on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai se vaikuttaa rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi.

Jos tällaista päätöksentekoa sisältyy rekisteröidyn hankkimaan tuotteeseen tai palveluun, siitä kerrotaan tuotteen tai palvelun oston yhteydessä. Päätösprosessin ollessa täysin automaattinen rekisterinpitäjä varmistaa, että rekisteröity voi saattaa asian manuaalisessa prosessissa tarkastettavaksi ja päätettäväksi.

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Secto Automotive Oy käyttää automaattista päätöksentekoa ja profilointia mm. eri palveluiden hinnoittelumalleissa sekä kampanjaluonteisissa tarjouksissa. Lisäksi uuden asiakkaan maksukyvyn arviointia vaativissa palveluissa tämä arviointi voidaan tehdä automaattisesti. Mikäli palvelussa tehtävä päätös perustuu automaattiseen päätöksentekoon, kerrotaan se sitä hankittaessa selkeästi.

6. Rekisterin tietosisältö

Kaikista asiakkaista / asiakasyrityksen yhteyshenkilöistä sekä potentiaalisista asiakkaista ja potentiaalisten asiakkaiden edustajista järjestelmään tallennetaan perustietoina  rekisteröidyn etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka ja asiakasyritysten tai potentiaalisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden osalta lisäksi yhteyshenkilön asema, yhteyshenkilön edustaman yhteisön nimi ja tunniste (Y-tunnus tai vastaava tunnus). Asiakassuhteen perustamisen yhteydessä asiakkaista kirjataan järjestelmään lisäksi henkilötunnus, rekisterinumero, sekä Secto Automotiven järjestelmissä käytetyt käyttäjätunnukset.

Näiden lisäksi rekisteriin kirjataan rekisteröidyn tai rekisteröidyn edustaman yhteisön ja Secto Automotiven väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten sopimustyypit, asiakkuustyypit, asiakassuhteen alkupäivämäärä ja lopetus sekä  ajoneuvon käyttöön liittyvä käyttötiedot kuten polttoainetankkaukset sekä huoltotapahtumat jne. liittyen Secton tuottamaan palvelukokonaisuuteen ja sijainti- ja sensoridata, joka kerätään rekisteröidyn käytössä olevasta ajoneuvosta silloin, kun palvelun käyttö edellyttää sijaintitiedon keräämistä.

Rekisteriin tallennetaan myös asiakkuuden aikana asiakassuhteen hoitamisen yhteydessä syntyvät tiedot kuten tiedot palvelutilauksista, palvelun sisällöstä, asiakashistoriasta sekä, asiakastyytyväisyyteen liittyvät tiedot sekä markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteisiin liittyvät tiedot.

7.  Käsittelyn oikeusperusteet

Rekisteriin merkittyjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste riippuu käsiteltävästä tiedosta ja käsittely-yhteydestä.

Asiakkuuden perustamiseen ja asiakkuuden hoitamiseen liittyviä henkilöasiakkaiden ja potentiaalisten henkilöasiakkaiden tietoja käsitellään pääasiassa sopimussuhteen solmimiseksi Secto Automotive Oy:n ja asiakkaan välillä sekä sittemmin sopimussuhteen täyttämiseksi.

Yritysasiakkaiden ja potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden ja muiden yritysasiakkaan ja Secto Automotive Oy:n väliseen asiakassuhteeseen liittyvien henkilöiden tietojen käsitteleminen perustuu Secto Automotive Oy:n oikeutettuun etuun ylläpitää asiakassuhdetta yritysasiakkaan kanssa ja tarjota palveluita yritysasiakkaalle tai potentiaaliselle yritysasiakkaalle.

Secto Automotive Oy säilyttää ja käsittelee tietoja myös lakisääteisten velvollisuuksiensa täyttämiseksi esimerkiksi säilyttäessään tietoja liiketapahtumista osana kirjanpitoaineistoa.

Henkilötietojen käyttäminen markkinointitarkoituksiin perustuu Secto Automotive Oy:n oikeutettuun etuun kehittää palveluitaan ja liiketoimintaansa. Tiettyjen markkinointitoimenpiteiden, kuten sähköisillä kanavoilla henkilöasiakkaille osoitetun markkinoinnin, toteuttaminen perustuu kuitenkin rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.

Kaikessa oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä Secto Automotive Oy huolehtii siitä, että käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja tietoja käsitellään tarkoituksiin, jotka vastaavat rekisteröidyn kohtuullisia odotuksia.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti kyseiseltä yksityishenkilöltä, asiakasyrityksiltä itseltään tai viranomaisilta. Tietoja päivitetään tarpeen mukaan asiakassuhteen aikana.

Rekisteriin voidaan merkitä myös henkilötietoja sellaisista henkilöistä, joihin Secto Automotive Oy pyrkii luomaan asiakassuhteen tai on aloittamassa asiakassuhdetta. Nämä tiedot saadaan osana päivittäistä liiketoimintaa, rekisteröidyltä itseltään tai vaihtoehtoisesti rekisteritietoa tarjoavilta yrityksiltä.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa lain edellyttämissä ja sallimissa rajoissa viranomaistahoille. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle esimerkiksi palvelun teknisen toteutuksen niin edellyttäessä, kuitenkin ainoastaan henkilötietolainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission mallilauseketta käyttäen.

Secto Automotive Oy käyttää palveluiden tuottamisessa apunaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja Secto Automotive Oy:n lukuun. Secto Automotive Oy tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset ja Secto Automotive Oy huolehtii, että alihankkijat eivät käytä saamiaan tietoja muuhun kuin sopimuksen mukaisten palveluiden tuottamiseen.

10. Henkilötietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja käsitellään sopimus- tai asiakassuhteen voimassaolon ajan. Sopimus- tai asiakassuhteen päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan 10 vuoden kuluttua rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot toimittamalla sitä koskeva kirjallinen ja allekirjoitettu pyyntö Secto Automotive Oy:lle.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Tarkastusoikeutta tai tietojen korjausta, täydentämistä tai poistoa koskevat pyynnöt tulee esittää osoitteeseen: Secto Automotive Oy, Näsintie 27, 06100 PORVOO tai tietosuoja@secto.fi sähköpostiosoitteeseen.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Rekisterin tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pääsy henkilötietoihin myönnetään vain, jos se on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia.

Ota yhteyttä!

Miten voimme olla avuksi? Kerro meille autotarpeistasi ja olemme sinuun pian yhteydessä.