Secto Automotive ilmoituskanava

Alla olevan linkin ilmoituskanavassa voit tehdä ilmoituksen epäilemästäsi väärinkäytöstä tai epäeettisestä toiminnasta:

Secto Automotive – Ilmoituskanava

Secto Automotive – ilmoituskanavan tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Secto Automotive Oy

Näsintie 27

06100 Porvoo

020 7924300

FI2113572-1

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Noora Floor-Berg

puh. +358 (0) 20 792 4300

3. Rekisterin nimi ja henkilötietojen keräämisen tarkoitus

Secto Automotive – ilmoituskanava

Secto Automotive Oy:n Ilmoituskanava ilmoittaja päättää, jättääkö hän ilmoituksen anonyymisti vai omalla nimellään ja yhteystiedoillaan. Jos henkilö haluaa tehdä ilmoituksen anonyymisti, hänestä ei kerry mitään henkilötietoja, eikä ilmoitusta ole mahdollista yhdistää ilmoittaneeseen henkilöön. Ilmoitus voi koskea toista henkilöä, jolloin ilmoituksen kohdehenkilön henkilötietoja käsitellään siinä mittakaavassa, mitä ilmoituksen tehnyt henkilö on ilmoitukseen lisännyt.

Jos henkilö haluaa tehdä ilmoituksen omalla nimellään ja yhteystiedoillaan, on järjestelmään mahdollista tallettaa ilmoittajan antamat tiedot. Tällöin järjestelmässä käsitellään niitä henkilötietoja, jotka henkilö on itse ilmoittanut.

Tällaisia ilmoittajan itsensä antamia henkilötietoja voivat olla:

Perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema;

On mahdollista, että ilmoittaja liittää ilmoituksen liitteeksi dokumentteja, joista ei ole poistettu dokumentin metatietoja. Tällöin on mahdollista, että metatiedoista käy ilmi ilmoittajan tai jonkun muun dokumentin laatineen henkilön tiedot.

Jos dokumenttien metatiedoista käy ilmi tarkoituksella tai vahingossa dokumentin laatineen henkilötietoja, ovat ne yhtä lailla salassapitovelvoitteen ja vastatoimien kiellon antaman suojan piirissä.

Ilmoituskanavan lisäksi henkilöstö ja ulkopuoliset tahot voivat tehdä ilmoituksia väärinkäytösepäilyistä myös muita keinoja ja kanavia käyttäen. Tällaiset muiden kanavien kautta tulleet ilmoitukset siirretään käsittelijöiden toimesta ilmoituskanavaan niiden käsittelyn ja seurannan varmistamiseksi. Ilmoituskanavaan siirretään ne tiedot, jotka ilmoituksen jättäjä on ilmoituksessaan ilmoittanut.

4. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käyttää ainoastaan Secto Automotive Oy:n oikeudellisten ja eettisten velvoitteiden täyttämiseen ja tulleiden ilmoitusten asianmukaiseen selvittelyprosessiin. Henkilötietojen käsittely perustuu Secto Automotive Oy:n oikeutettuun etuun selvittää toiminnassaan mahdollisesti tapahtuneita väärinkäytöksiä tai muuta ilmoitettua toimintaa. Tietojen käsittelijät ovat Secto Automotive Oy:n nimeämät ilmoitusten käsittelijät.

Ilmoituksen käsittelyn yhteydessä henkilötietoja voidaan käyttää ilmoitetun tapauksen selvittämisessä, jos ilmoittaja on ilmoittanut henkilötietonsa. Jos ilmoituksen johdosta käsitellään henkilötietoja, niin käsittely tapahtuu seuraavien perusteiden nojalla:

käsittely on välttämätöntä, jotta Secto Automotive Oy voi täyttää Whistleblowing direktiivin mukaiset oikeudelliset velvoitteensa

ja käsittely on välttämätöntä Secto Automotive Oy:n oikeutettujen etujen suojaamiseksi.

Ilmoituskanavan väärinkäyttäminen voi johtaa oikeudellisiin toimenpiteisiin.

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Secto Automotive Oy on ostanut ilmoituskanavan ylläpidon Keskuskauppakamarilta, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Käsittelijä voi tietyin edellytyksin käyttää alihankkijaa. Secto Automotive Oy:n nimeämillä henkilöillä, jotka seuraavat ilmoituksia ja toimeenpanevat ilmoitusten edellyttämiä selvitystehtäviä on oikeus käsitellä ilmoittajan itsensä ilmoittamia henkilötietoja, niin omiaan kuin mahdollisesti ilmoittamansa kohteen Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä ja sallimissa puitteissa, sekä kolmansille osapuolille, esimerkiksi ulkopuolisille tarkastajille, lain sallimissa puitteissa, mikäli se on välttämätöntä ilmoituksen edellyttämien toimenpiteiden suorittamiseksi. lImoittajan antamat henkilötiedot voidaan luovuttaa ilmoituskanavan väärinkäyttämisen johdosta suoritettavan esitutkinnan suorittamiseksi.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle esimerkiksi arkistoinnin teknisen toteutuksen niin edellyttäessä, kuitenkin ainoastaan henkilötietolainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita käyttäen.

6. Henkilötietojen suojaaminen

Secto Automotive ilmoituskanavan ylläpito on ostettu ulkoiselta palveluntuottajalta saas-palveluna. Ilmoituskanavapalvelun tarjoaa Keskuskauppakamari. Tämä osaltaan varmistaa sen, että kenelläkään Secto Automotive Oy:ssä ei ole järjestelmän kehittämis- tai ylläpitoroolissa pääsyä järjestelmässä oleviin tietoihin.

Ainoastaan Secto Automotive Oy:n nimetyt ilmoitusten käsittelijät ovat oikeutettuja pääsemään järjestelmään ja käsittelemään järjestelmässä olevia tietoja. Heillä kullakin on henkilökohtaiset tunnukset järjestelmään. Järjestelmä on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin siten, että myöskään järjestelmän ylläpitäjällä ei ole pääsyä ilmoituksiin tai ilmoituksen tekijän tietoihin.

Ilmoituksen tekijästä ei tallennu järjestelmään mitään tietoja, mitä hän ei itse sinne ilmoita. Henkilö saa ilmoituksen tekovaiheessa numerokoodin, jonka avulla hän pystyy kirjautumaan ja seuraamaan ilmoituksen käsittelyä ilmoituksen tekemisen jälkeen. Tämä ilmoituksen tekemisen yhteydessä annettava numerokoodi on ainoa tapa kytkeytyä ilmoitukseen jälkikäteen. Tämän vuoksi henkilön tulee kirjata numerokoodi itselleen talteen, koska myöhemmin kukaan ei pysty antamaan uutta numerokoodia ilmoitukseen kytkeytymiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden seuraamiseksi.

Järjestelmän ylläpitäjä (Keskuskauppakamari) vastaa tietoturvallisuudesta ja järjestelmälle asetettujen lakisääteisten vaatimusten täyttymisestä.

7. Henkilötietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittämiskriteerit

Muu tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeellisia asian selvittämisen kannalta. Ilmoituskanavasta tiedot poistuvat kahden vuoden kuluessa selvityksen tekemisestä. Mikäli selvitykset johtavat jatkotoimiin, tarvittava dokumentaatio säilytetään erillisessä arkistossa mahdollisten jatkotoimien edellyttämän ajan. Säilytysaika voi kuitenkin vaihdella pakottavien säännösten vaatimuksesta.

Secto Automotive Oy poistaa viipymättä sellaiset henkilötiedot, joilla ei ole merkitystä tutkittavan asian kannalta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot toimittamalla sitä koskeva kirjallinen ja allekirjoitettu pyyntö Secto Automotive Oy:lle.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Ilmoituskanavassa rekisteröidyn oikeuksien käyttöä voidaan rajoittaa, jotta voidaan varmistaa muiden raportoinnin kohteena olevien oikeuksien ja vapauksien suojaaminen. Tällaisia rajoituksia sovelletaan tapauskohtaisesti. Asianomaiset eivät voi saada tietoa väärinkäytösepäilyn ilmoittajan henkilöllisyydestä käyttäessään tiedonsaantioikeutta, ellei ilmoittaja ole väärinkäyttänyt ilmoituskanavaa tai toiminut vilpillisessä mielessä. Kaikissa muissa tapauksissa ilmoittajan henkilötietojen suoja ja luottamuksellisuus on aina turvattava. Tietojen käsittely voi olla välttämätöntä laillisen velvoitteen täyttämiseksi, jonka vuoksi henkilötietojen poistamisoikeutta voidaan rajoittaa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Aiheesta lisää tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta: www.tietosuoja.fi.

Tarkastusoikeutta tai tietojen korjausta, täydentämistä tai poistoa koskevat pyynnöt tulee esittää osoitteeseen: Secto Automotive Oy, Näsintie 27, 06100 PORVOO tai sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@secto.fi.